Dans cet article
Ce qu'un bailleur peut demander aux candidats, à quel moment, et ce qu'il doit faire des dossiers non retenus, selon la LPD et le Préposé fédéral.
Recevoir des dossiers de candidature, c'est collecter des données personnelles : la loi fédérale sur la protection des données (LPD) s'applique, que l'on soit une régie ou un particulier qui loue un appartement. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) a publié un aide-mémoire sur les formulaires de demande de location, actualisé le 15 juillet 2025. Il répond à trois questions : quoi demander, quand, et que faire des dossiers ensuite.
La règle : ne demander que ce qui sert à choisir
La LPD pose des principes généraux plutôt qu'une liste de questions permises. Le PFPDT en tire la règle pour le logement : le bailleur ne peut requérir que les données qui ont un rapport direct avec la conclusion ou l'exécution du bail, et dont la collecte ne porte pas inutilement atteinte à la vie privée des candidats.
Art. 6 al. 1 à 3 LPDTout traitement de données personnelles doit être licite. Il doit être conforme aux principes de la bonne foi et de la proportionnalité. Les données personnelles ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables pour la personne concernée et doivent être traitées ultérieurement de manière compatible avec ces finalités.
Le PFPDT relève aussi que le consentement du candidat est un appui fragile : quelqu'un qui cherche un logement n'est pas vraiment libre de refuser une question, sous peine d'être écarté. Le bailleur doit donc pouvoir justifier chaque question par son intérêt à choisir un locataire, pas seulement par le fait que le candidat a rempli le formulaire.
Deux étapes : le formulaire, puis les justificatifs
Le PFPDT part d'une procédure en deux temps. D'abord, tous les intéressés remplissent un formulaire. Ensuite seulement, le bailleur demande des justificatifs aux candidats présélectionnés et prend les références ; pour la copie de la pièce d'identité et les fiches de salaire, l'aide-mémoire précise : au candidat retenu, au moment de préparer le contrat. Exiger d'emblée tous les justificatifs de tous les candidats est, selon lui, disproportionné. Seule exception notable : une copie de l'extrait du registre des poursuites peut être demandée à tous les candidats.
| Donnée | Position du PFPDT |
|---|---|
| Identité et coordonnées des signataires et garants | Admis |
| Profession, employeur, revenu annuel approximatif (par catégories) | Admis pour les signataires du bail |
| Poursuites pendantes, actes de défaut de biens des cinq dernières années | Admis |
| Type de permis de séjour et son échéance | Admis |
| Nombre d'occupants, usage familial du logement | Admis |
| Le bail précédent a-t-il été résilié par le bailleur, et pourquoi | Admis |
| État civil, confession, nationalité en tant que telle | En principe non admis |
| Loyer actuel et durée du bail actuel | Non admis |
| Leasing, petits crédits, cessions de salaire | Non admis |
| Copie de la pièce d'identité, fiches de salaire | Seulement au candidat retenu, à la conclusion du bail |
Les références auprès d'un employeur ou d'un ancien bailleur demandent le consentement du candidat, et le formulaire doit dire clairement qu'en donnant ces coordonnées, il accepte qu'on les contacte. Selon le PFPDT, le bailleur ne doit contacter les références que si le candidat entre sérieusement en considération, et ne leur demander que la confirmation des informations fournies. L'indication d'une référence doit rester facultative.
Informer le candidat, et détruire les dossiers non retenus
La personne dont on collecte les données doit savoir qui les collecte et pourquoi. La LPD fixe un minimum : l'identité et les coordonnées du responsable, la finalité, et les destinataires éventuels. Pour les références, le PFPDT indique que cette information peut figurer dans le formulaire ou dans la déclaration de protection des données.
Art. 19 al. 1 LPDLe responsable du traitement informe la personne concernée de manière adéquate de la collecte de données personnelles, que celle-ci soit effectuée auprès d’elle ou non.
Une fois le bail signé avec le locataire choisi, le PFPDT demande de détruire les formulaires et tous les documents des autres candidats — extraits des poursuites compris —, sauf motif particulier, comme une inscription sur une liste d'attente avec leur accord. Réutiliser leurs données pour un autre logement, ou les transmettre à quelqu'un d'autre, demande aussi leur accord. Et tant que la sélection dure, les dossiers ne doivent être accessibles qu'aux personnes qui choisissent.
Art. 6 al. 4 LPDElles sont détruites ou anonymisées dès qu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement.
Les données sur les opinions ou activités religieuses, sur la santé et sur la sphère intime sont des données sensibles (art. 5 let. c LPD) ; lorsque leur traitement repose sur le consentement, celui-ci doit être exprès (art. 6 al. 7 let. a LPD). Pour la confession, le PFPDT estime qu'aucune base ne justifie de la demander, sauf obligation prévue par la loi ou les statuts ; il relève aussi que la question de l'état civil peut conduire à traiter des données sur la sphère intime.
Le locataire retenu au complet, aucun dossier de candidat conservé
Arca ne gère pas les candidatures : il n'a ni formulaire de candidature, ni liste de candidats, et c'est volontaire — les dossiers non retenus n'ont rien à faire dans un outil qui les conserverait. Arca commence avec le locataire choisi : sa fiche, son bail, et les pièces que vous déposez dans ses documents. Ces fichiers sont stockés dans un espace privé, que seul votre compte peut lire, et s'ouvrent par un lien temporaire de cinq minutes (dix minutes pour les fichiers joints à l'export de vos données). Informer votre locataire du traitement de ses données reste votre rôle de bailleur : Arca ne le fait pas à votre place.
Questions fréquentes
Peut-on demander les fiches de salaire à tous les candidats ?
Selon le PFPDT, non : la copie de la pièce d'identité et les fiches de salaire ne se demandent qu'au candidat retenu, au moment de préparer le contrat. Exiger d'emblée tous les justificatifs de tous les candidats est, selon lui, disproportionné.
Peut-on demander un extrait du registre des poursuites ?
Oui. C'est l'exception notable relevée par le PFPDT : une copie de l'extrait du registre des poursuites peut être demandée à tous les candidats.
Que faire des dossiers des candidats non retenus ?
Les détruire une fois le bail signé avec le locataire choisi, extraits des poursuites compris, sauf motif particulier comme une liste d'attente avec leur accord (art. 6 al. 4 LPD ; aide-mémoire du PFPDT).
Peut-on demander la nationalité ou l'état civil ?
En principe non, selon le PFPDT. Le type de permis de séjour et son échéance, en revanche, sont admis.
- Loi fédérale sur la protection des données (LPD), art. 6 — Principes
- LPD, art. 5 — Définitions
- LPD, art. 19 — Devoir d'informer lors de la collecte de données personnelles
- LPD, art. 31 — Motifs justificatifs
- PFPDT — Collecte des données pour la location d'un logement
- PFPDT — Aide-mémoire concernant les formulaires de demande de location d'un appartement (15.07.2025)
Textes de loi vérifiés sur Fedlex le 30.09.2026.
Cet article informe ; il ne remplace pas un conseil juridique pour un cas particulier.
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