Décompte de charges : ce qu'il doit montrer, quand le remettre, un exemple chiffré

Au moins une fois par an, sur les dépenses effectives de l'exercice, poste par poste et au prorata de l'occupation. Ce qu'un décompte doit montrer.

Quand le bail prévoit des acomptes de charges, le décompte est la contrepartie : c'est lui qui transforme des avances en dépenses réelles, et qui dit au locataire s'il doit un complément ou s'il sera remboursé. L'ordonnance en fixe le rythme ; le Code des obligations en fixe la matière.

Au moins une fois par an

Art. 4 al. 1 OBLFSi le bailleur perçoit les frais accessoires sur la base d’un décompte, il doit établir celui-ci au moins une fois par an et le présenter au locataire.

L'ordonnance impose une périodicité, pas un calendrier : elle ne dit pas à quelle date l'exercice commence, seulement qu'un décompte doit être établi et présenté au moins une fois par an. Elle ne fixe pas non plus, dans les textes fédéraux cités ici, de délai pour remettre le décompte après la clôture de l'exercice. Vérifiez votre bail et les règles de votre canton, qui peuvent en prévoir un : à Vaud, le décompte détaillé du chauffage et de l'eau chaude doit être remis « dans un délai maximum de six mois dès la date du bouclement des comptes », et ce compte couvre, sauf bail contraire, la période du 1er juillet au 30 juin (art. 30 al. 1 et 2 RULV).

Ni l'art. 257b CO ni l'art. 4 OBLF ne fixent de délai de contestation du décompte. À Vaud, l'art. 30 al. 2 RULV prévoit que « Les suppléments ou ristournes sont réglés dans les trente jours dès la réception du décompte » : c'est un délai de paiement du solde de chauffage et d'eau chaude, pas un délai au-delà duquel le locataire perdrait le droit de contester. Ne présentez pas ces 30 jours comme un délai de contestation.

Ce qu'il doit permettre de vérifier

Les frais accessoires sont « les dépenses effectives du bailleur » (art. 257b al. 1 CO). Le décompte doit donc permettre au locataire de retrouver, pour chaque poste convenu au bail, ce qui a été dépensé et comment sa part a été calculée. Aucun texte fédéral n'en dresse la liste ; un décompte vérifiable montre :

• l'immeuble, l'objet loué et la période couverte ;
• chaque poste séparément, avec le montant total supporté par l'immeuble ;
• la clé de répartition appliquée à chaque poste (surface, quote-part, nombre de pièces…) ;
• la part qui revient au logement, proratisée si le locataire n'a occupé les lieux qu'une partie de l'exercice ;
• les acomptes effectivement versés, et le solde qui en résulte, en faveur de l'un ou de l'autre.

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Rattachez chaque dépense à l'exercice qu'elle concerne, avec la même règle d'une année à l'autre : une dépense mensuelle qui commence en octobre ne pèse, sur un exercice civil, que pour ses trois mois.

Un locataire qui arrive ou qui part en cours d'année

Chaque locataire ne paie que la part de la période qu'il a occupée. Pour le chauffage, les mois où le logement est resté vide ne se reportent pas sur les autres locataires : les frais de chauffage des locaux non loués sont à la charge du bailleur (art. 7 al. 1 OBLF), sous réserve de la réduction de l'al. 2 quand le logement n'a été chauffé que contre le gel. Les art. 4 à 8 OBLF ne contiennent pas de règle équivalente pour les autres postes. Voici le calcul, sur des chiffres d'exemple et avec une répartition au mois.

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Les deux parts proratisées totalisent bien CHF 1’995.00 : c'est le premier contrôle qu'un locataire fait, et il a raison de le faire. La répartition au mois est une méthode ; le bail peut en prévoir une autre, auquel cas c'est elle qui s'applique.

Le solde, et les frais d'établissement

Le décompte se termine par un solde. S'il est en faveur du bailleur, le locataire doit la différence ; s'il est en sa faveur, c'est au bailleur de rembourser le trop-perçu. Dans les deux cas, le montant doit se retrouver en additionnant les lignes du décompte : un solde qui ne se reconstitue pas à partir des postes est la première chose qu'un locataire remet en cause.

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Art. 4 al. 3 OBLFLes frais d’administration découlant de l’établissement du décompte peuvent être calculés en fonction des dépenses effectives ou portés en compte jusqu’à concurrence des taux usuels.

Ces frais d'administration sont eux-mêmes des frais accessoires. Pour les facturer, le plus sûr est qu'ils figurent au bail comme les autres postes, conformément à l'exigence d'une convention spéciale (art. 257a al. 2 CO).

Le locataire conteste : ce qu'il peut exiger

Le locataire peut consulter les pièces justificatives du décompte (art. 257b al. 2 CO) ; pour le chauffage et l'eau chaude, la facture doit lui dire qu'il peut en exiger le détail (art. 8 OBLF). Aucun texte fédéral ne fait courir contre lui un délai de contestation : un solde qui ne se reconstitue pas à partir des postes, ou un poste que le bail ne prévoit pas, peut être remis en cause. Ce qu'il faut tenir prêt est détaillé dans notre guide sur les justificatifs du décompte.

Un PDF par locataire, au prorata de ses mois

Arca calcule le décompte par immeuble et par exercice, à partir des dépenses marquées récupérables dans Finances et comptées pour les seules échéances de l'exercice. Chaque poste est réparti selon sa clé, affichée à côté de lui ; si la surface ou le nombre de pièces manque sur un seul objet, le poste est réparti à la quote-part et l'écran le dit. Un locataire arrivé ou parti en cours d'année est facturé au prorata de ses mois, et les mois creux apparaissent sur une ligne « Vacant — à charge bailleur ».

Si deux baux se chevauchent sur un même objet, Arca l'annonce et bloque l'émission des décomptes jusqu'à correction des dates. Sinon, il produit un PDF par locataire, avec les postes de l'immeuble, la part proratisée, les provisions versées et le solde. Arca prépare ; c'est vous qui présentez le décompte au locataire.

Arca met les mois vacants entièrement à votre charge ; la réduction de l'art. 7 al. 2 OBLF, pour un logement chauffé seulement contre le gel, n'est pas appliquée.