L'état des lieux de sortie et l'avis des défauts : le délai qui fait tout perdre

Vérifier le logement à la restitution et aviser le locataire immédiatement : l'art. 267a CO, les défauts cachés, et un avis donné plus de deux mois après jugé tardif.

La sortie d'un locataire est le moment où le bailleur doit faire valoir les dégâts laissés dans le logement ; seuls les défauts qu'une vérification usuelle ne permettait pas de découvrir peuvent être signalés plus tard (art. 267a al. 2 et 3 CO). Ce moment est court. Le Code des obligations impose une vérification à la restitution et un avis immédiat au locataire ; faute de quoi le locataire est déchargé de toute responsabilité pour les défauts qui pouvaient être découverts à l'aide des vérifications usuelles, quel que soit le montant en jeu.

Vérifier à la restitution, aviser immédiatement

Art. 267a al. 1 et 2 COLors de la restitution, le bailleur doit vérifier l’état de la chose et aviser immédiatement le locataire des défauts dont celui-ci répond. Si le bailleur néglige de le faire, le locataire est déchargé de toute responsabilité, à moins qu’il ne s’agisse de défauts qui ne pouvaient pas être découverts à l’aide des vérifications usuelles.

Deux obligations, donc : vérifier, puis aviser. L'état des lieux de sortie sert la première. L'avis des défauts est un acte distinct, adressé au locataire, qui désigne les défauts dont le bailleur le tient pour responsable. Dans l'arrêt 4A_388/2013, c'est l'envoi du procès-verbal d'état des lieux au locataire qui a été traité comme l'avis des défauts (consid. 2.3.2). À Vaud, l'état des lieux de sortie est dressé en présence des deux parties qui le signent sur place, et il « ne vaut pas reconnaissance de dette » (art. 36 al. 4 et 5 RULV).

Quand a lieu la restitution

Le délai ne part pas de la fin du bail inscrite au contrat, mais du jour de la restitution, c'est-à-dire lorsque le bailleur a « recouvré la maîtrise exclusive de la chose louée » (arrêt 4A_388/2013, consid. 2.2.2 ; l'affaire portait sur des locaux commerciaux restitués de manière anticipée). Pour des locaux, le Tribunal fédéral rappelle que le locataire doit remettre tous les jeux de clés, y compris les doubles qu'il a fait faire (consid. 2.1). À Vaud, « Le locataire doit remettre au bailleur toutes les clés de l’objet, y compris celles qu’il aurait fait confectionner, sans pouvoir prétendre à une indemnité. » (art. 37 al. 1 RULV). Dans l'arrêt, quelques câbles et un carton oubliés dans une pièce n'ont pas empêché de retenir que les locaux avaient été restitués le jour de la remise des clés.

Dans l'affaire jugée, la locataire avait demandé en vain un état des lieux avant de remettre toutes les clés à la régie : c'est le jour de cette remise qui a compté. Organisez la visite de sortie à la date de la remise des clés, ou juste après, jamais plusieurs semaines plus tard.

« Immédiatement » : combien de jours ?

La loi ne chiffre pas. Dans l'arrêt 4A_388/2013, le Tribunal fédéral résume la doctrine et les pratiques cantonales ainsi :

Le Tribunal fédéral relève aussi que, selon certains auteurs, il faut tenir compte des circonstances du cas concret (consid. 2.3.1).

Dans l'affaire 4A_388/2013, le bailleur réclamait plus de CHF 45 000 de travaux de remise en état. L'état des lieux avait été fait un peu plus de deux mois après la remise des clés, et l'avis envoyé deux jours plus tard. Le Tribunal fédéral a confirmé qu'il était tardif, et la prétention a été rejetée en entier. Qu'une date de constat ait ensuite été convenue avec le locataire n'y a rien changé.

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Les défauts cachés

L'exception de l'al. 2 vise les défauts qu'une vérification usuelle ne permettait pas de découvrir, par exemple une fuite cachée derrière un habillage. Pour ceux-là, le délai ne part pas de la restitution, mais de leur découverte.

Art. 267a al. 3 COSi le bailleur découvre plus tard des défauts de ce genre, il doit les signaler immédiatement au locataire.

Un défaut visible au premier coup d'œil, qu'on n'a pas pris le temps de regarder, n'est pas un défaut caché. Et la date de découverte d'un défaut caché mérite d'être notée, avec des photos : c'est elle qui sera discutée.

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Un avis qui tienne

• Désigner chaque défaut précisément : la pièce, l'élément, la nature du dommage.
• Indiquer que le locataire en répond : l'art. 267a al. 1 CO vise les « défauts dont celui-ci répond ».
• L'envoyer par un moyen qui laisse une preuve de la date : recommandé, ou remise en main propre contre signature.
• Conserver les photos du jour de la sortie, et l'état des lieux d'entrée pour la comparaison.

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Si le locataire ne se présente pas au rendez-vous de sortie, le constat se fait quand même, à la date prévue. Le bailleur peut se faire accompagner d'un témoin ou mandater un huissier : l'obligation de vérifier et d'aviser pèse sur lui dès la restitution (art. 267a al. 1 CO). Dans l'affaire jugée en 2014, le bailleur avait bien mandaté un huissier, mais le 13 août 2010, plus de deux mois après la remise des clés : ses frais ont été rejetés avec le reste.

Le montant retenu sur la garantie se discute ensuite, poste par poste, vétusté déduite.

La sortie comparée à l'entrée, et la date limite de l'avis

L'état des lieux de sortie reprend les pièces de l'état des lieux d'entrée du même bail : vous ne saisissez que ce qui a changé. Pour chaque pièce qui n'est plus en bon état, vous qualifiez la sortie (usure normale, dégradation, destruction, nettoyage, perte de clé), et le comparatif chiffre une retenue suggérée, vétusté déduite.

La page Dépôts affiche la date limite de l'avis des défauts : trois jours ouvrables après la date de l'état des lieux de sortie, samedis et dimanches exclus, sans tenir compte des jours fériés — vérifiez donc la date quand un jour férié tombe dans l'intervalle. Elle dit d'où vient cette date, car elle peut différer de la remise effective des clés. Le procès-verbal de remise des clés et d'état des lieux de sortie de l'éditeur sépare quatre moments — restitution, constat, découverte d'un défaut, avis — avec le mode d'envoi et sa preuve. Arca prépare ; l'avis, c'est vous qui le signez et l'envoyez.