Quittance de loyer : ce que le bailleur doit, et la réserve qui protège les arriérés

Due à la demande du locataire (art. 88 CO), une quittance donnée sans réserve fait présumer que le bailleur a perçu les termes antérieurs (art. 89 al. 1 CO).

Une quittance est une attestation du créancier qui constate qu'un paiement a été reçu. Pour un loyer, c'est le bailleur qui la délivre. Le document paraît anodin ; il a pourtant deux effets juridiques que tout bailleur devrait connaître : il est dû quand le locataire le demande, et il peut faire présumer le paiement de mois qui ne l'ont jamais été.

Une obligation à la demande du locataire

Le Code des obligations ne demande pas au bailleur d'établir une quittance chaque mois de sa propre initiative. Il donne au locataire qui paie le droit d'en exiger une. Si le locataire la demande, le bailleur doit la lui remettre, quel que soit le mode de paiement.

Art. 88 al. 1 COLe débiteur qui paie a le droit d’exiger une quittance et, si la dette est éteinte intégralement, la remise ou l’annulation du titre.

En pratique, la demande vient surtout de trois situations : un loyer payé en espèces, pour lequel le locataire n'a aucune autre preuve ; un paiement fait par un tiers, un employeur ou un service social par exemple ; et les démarches où le locataire doit prouver qu'il est à jour, comme une candidature pour un autre logement.

Ce que la quittance doit indiquer

La loi ne prescrit aucun contenu. Pour qu'elle serve de preuve, une quittance de loyer indique au minimum :

• le bailleur et le locataire, et l'objet loué ;
• la période quittancée : « loyer de septembre 2026 », avec l'échéance du terme ;
• le montant reçu, en distinguant le loyer net et l'acompte de charges ;
• la date de réception du paiement et son mode : virement, QR-facture, espèces, paiement par un tiers ;
• le lieu, la date et la signature du bailleur ou de son représentant.

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Si le locataire a payé plusieurs termes en retard d'un seul versement, la quittance peut aussi dire sur quelle dette le paiement est imputé. À défaut de déclaration du locataire, c'est l'imputation désignée dans la quittance qui s'applique, s'il ne s'y oppose pas immédiatement (art. 86 al. 2 CO).

Et en cas de paiement partiel ?

Un paiement incomplet se quittance aussi, pour le montant effectivement reçu. L'art. 88 al. 2 CO vise ce cas : si le paiement n'est pas intégral, le débiteur « peut seulement exiger une quittance et la mention du paiement sur le titre ». La quittance indique alors le montant reçu, le terme concerné et le solde qui reste dû sur ce terme. Ne quittancez jamais le montant prévu au bail quand vous en avez reçu une partie : la quittance attesterait un paiement qui n'a pas eu lieu.

Le piège : la présomption de l'art. 89 CO

Le loyer est une redevance périodique. Pour ce type de dette, la loi tire une conclusion d'une quittance délivrée sans précaution : elle présume que les termes précédents ont été payés.

Art. 89 al. 1 COLorsqu’il s’agit d’intérêts ou d’autres redevances périodiques, le créancier qui donne quittance pour un terme, sans faire de réserves, est présumé avoir perçu les termes antérieurs.

Exemple : le locataire n'a pas payé juillet, puis paie août. Si le bailleur quittance août sans rien ajouter, il est présumé avoir reçu juillet. La présomption peut être renversée, mais c'est alors au bailleur de prouver que juillet reste dû. Une phrase suffit à l'éviter : la quittance mentionne expressément que le bailleur réserve les termes antérieurs impayés, et idéalement leur montant.

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Dès qu'un arriéré existe sur un bail, chaque quittance suivante porte la réserve. Une seule quittance sans réserve suffit à déplacer la charge de la preuve sur le bailleur.

La phrase à recopier : « Sous réserve des loyers antérieurs impayés, soit CHF 495.00 pour juillet 2026. » Elle protège l'arriéré ; elle ne le recouvre pas. Pour cela, commencez par un rappel amiable, puis, s'il reste sans effet, la mise en demeure de l'art. 257d CO.

Combien de temps la conserver

Le Code des obligations ne prévoit pas de durée de conservation propre à la quittance de loyer. Deux dispositions servent de repère. Les loyers se prescrivent par cinq ans (art. 128 ch. 1 CO), délai qui court dès l'exigibilité de chaque terme (art. 130 al. 1 CO) : pendant ce délai, le bailleur peut encore réclamer un terme qu'il estime impayé, et chaque partie a intérêt à garder sa trace — le locataire l'original, le bailleur un double. Si, en tant que bailleur, vous tenez une comptabilité au sens des art. 957 ss CO, vos pièces comptables se conservent dix ans dès la fin de l'exercice (art. 958f al. 1 CO).

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Ces repères sont généraux. Des règles fiscales ou propres à votre situation peuvent imposer d'autres durées : en cas de doute, renseignez-vous auprès de votre administration fiscale ou d'un professionnel.

La quittance préparée depuis le loyer encaissé

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Sur chaque loyer encaissé, « Préparer la quittance » ouvre le modèle rempli depuis le bail : parties, objet, période, échéance, montant reçu et date de réception. Le modèle porte la réserve de l'art. 89 al. 1 et 2 CO en texte fixe, et lorsque des termes antérieurs du même bail restent impayés, leur montant est pré-rempli ; Arca n'écrit jamais « 0 » à votre place. Le mode de paiement et la signature restent à compléter.

Si vous le choisissez, la quittance part au locataire par e-mail, en PDF joint, après votre confirmation ; l'envoi est daté dans le suivi du bail. Arca n'écrit au locataire que lorsque vous le lui demandez : rien ne part sans votre clic, et vous pouvez tout aussi bien l'imprimer et la remettre vous-même.