Dans cet article
Ce qu'est la QR-facture, la différence entre référence QR et SCOR, et comment une référence stable par bail aide à savoir qui a payé quoi.
Pour encaisser les loyers par QR-facture, remettez au locataire un bulletin par bail, avec une référence qui reste la même chaque mois. Il paie sans recopier d'IBAN, et chaque paiement arrive sur votre compte avec cette référence : vous savez à quel bail il se rapporte.
Depuis le 1er octobre 2022, la QR-facture a définitivement remplacé les anciens bulletins de versement. Voici ce qu'elle contient, quelle référence choisir et comment s'en servir pour savoir qui a payé quoi.
Ce qu'est une QR-facture
La QR-facture se compose d'une section paiement et d'un récépissé. La section paiement porte le Swiss QR Code, reconnaissable à la croix suisse en son centre. Toutes les informations du paiement y sont codées, et elles figurent aussi en clair à côté : compte, créancier, référence, montant, débiteur.
Le locataire peut la payer de trois manières : en scannant le code dans son application bancaire ou son e-banking, au guichet postal avec la section paiement détachée, ou par un ordre de paiement papier envoyé à sa banque.
SIX précise qu'une QR-facture en PDF ne convient qu'au paiement en e-banking ou m-banking. Pour un paiement au guichet, la section paiement et le récépissé doivent être séparés de la facture.
Les règles de SIX passent à l'adresse structurée : rue, numéro, NPA, localité et pays dans des champs séparés. La date à partir de laquelle elle devient obligatoire se vérifie auprès de votre banque. Les indications relatives au créancier doivent en outre correspondre à celles du compte à créditer : le nom et l'adresse imprimés sont ceux du titulaire du compte.
La QR-facture n'accepte que des IBAN suisses ou liechtensteinois. Le compte sur lequel vous encaissez les loyers doit donc être tenu en Suisse ou au Liechtenstein.
Référence QR ou SCOR : deux manières de reconnaître un paiement
La référence est le numéro qui accompagne le paiement jusqu'à votre relevé bancaire. Il en existe deux types, et c'est votre compte qui décide lequel utiliser.
| Référence QR (QRR) | Creditor Reference (SCOR) | |
|---|---|---|
| Compte requis | Un QR-IBAN, attribué par votre banque | Un IBAN ordinaire |
| Format | 27 chiffres, le dernier est un chiffre de contrôle | Commence par RF, 5 à 25 caractères alphanumériques |
| Usage | Suisse et Liechtenstein | Également utilisée dans le trafic international |
Le QR-IBAN n'est pas votre IBAN habituel. C'est un numéro distinct, que votre banque vous communique et qui ne sert qu'à recevoir des paiements. On le reconnaît à l'identification de l'établissement qu'il contient, comprise entre 30000 et 31999.
Avec un QR-IBAN, la référence QR est obligatoire. Avec un IBAN ordinaire, vous pouvez utiliser une référence SCOR, ou ne mettre aucune référence et vous contenter d'une communication libre.
Avec un IBAN ordinaire, une QR-facture sans référence est admise, mais vous perdez l'intérêt principal : identifier le paiement sans dépendre d'une communication libre.
Le rapprochement : savoir qui a payé quoi
Selon SIX, la référence QR permet de comparer facilement les factures avec les paiements reçus. Le paiement arrive sur votre compte avec la référence que vous avez choisie. En la retrouvant sur votre relevé, vous savez à quelle facture il correspond, même si le compte débité n'est pas celui du locataire.
Pour des loyers, une question de méthode se pose : une référence par mois ou une référence par bail ? Une référence différente chaque mois identifie le terme exact, mais oblige le locataire à en changer à chaque paiement. Une référence fixe par bail identifie le locataire et reste la même d'un mois à l'autre, ce qui facilite un ordre permanent. Le mois se lit alors à la date et au montant du versement.
Remettre le bulletin au locataire
Pour un loyer, un bulletin par bail suffit en général : le montant et la référence ne changent pas d'un mois à l'autre. Remettez-le à la signature du bail, avec les autres documents, en papier ou en PDF selon la manière dont le locataire paie. S'il paie depuis son application bancaire, il scanne le code une fois, puis peut enregistrer le paiement comme ordre permanent si sa banque le propose.
Le bulletin doit en revanche être refait chaque fois qu'un de ses éléments change : une adaptation du loyer ou des acomptes de charges, un changement de compte, un passage d'un IBAN ordinaire à un QR-IBAN. Un ancien bulletin resté chez le locataire porte l'ancien montant ou l'ancien compte : c'est ainsi qu'apparaissent des paiements incomplets difficiles à repérer.
Pour une somme ponctuelle, par exemple un solde de décompte de charges, un bulletin distinct au montant exact évite de mélanger ce versement avec les loyers.
Un bulletin QR par bail, la même référence chaque mois
Chaque bail en cours dispose de son bulletin QR, au montant du loyer charges comprises, avec une référence tirée du numéro du bail : la même chaque mois. Si l'IBAN de votre profil est un QR-IBAN, Arca produit une référence QR ; sinon, une référence SCOR. Vous pouvez aussi créer une facture pour un mois précis et un montant choisi.
Arca refuse de produire le bulletin tant que votre IBAN et votre adresse complète ne sont pas renseignés, plutôt que d'imprimer un créancier inexact. Arca prépare le bulletin ; c'est vous qui le remettez au locataire.
Arca ne lit pas vos relevés bancaires et n'encaisse rien : le loyer arrive directement sur votre compte. Quand vous constatez le paiement, vous l'enregistrez dans Arca, loyer par loyer ou en lot pour le mois ; le statut, les arriérés et la quittance suivent.
Questions fréquentes
Quelle différence entre QR-IBAN et IBAN ?
Le QR-IBAN est un numéro distinct de votre IBAN habituel, que votre banque vous communique et qui ne sert qu'à recevoir des paiements. On le reconnaît à l'identification de l'établissement qu'il contient, comprise entre 30000 et 31999. Avec un QR-IBAN, la référence QR (27 chiffres) est obligatoire ; avec un IBAN ordinaire, vous utilisez une référence SCOR, ou aucune référence.
Le locataire peut-il payer le loyer par ordre permanent ?
Oui, si sa banque le propose : il scanne le code une fois dans son application bancaire, puis enregistre le paiement comme ordre permanent. Une référence fixe par bail s'y prête, puisqu'elle reste la même d'un mois à l'autre.
Faut-il un nouveau bulletin QR chaque mois ?
En général, non : un bulletin par bail suffit, car le montant et la référence ne changent pas d'un mois à l'autre. Il faut en revanche le refaire chaque fois qu'un de ses éléments change : adaptation du loyer ou des acomptes de charges, changement de compte, passage à un QR-IBAN.
Peut-on encaisser les loyers sur un compte à l'étranger ?
Non. La QR-facture n'accepte que des IBAN suisses ou liechtensteinois : le compte sur lequel vous encaissez les loyers doit être tenu en Suisse ou au Liechtenstein.
- SIX — QR-facture : standard et Implementation Guidelines
- SIX — La QR-facture pour les émetteurs et les destinataires de factures
- SIX — Implementation Guidelines suisses pour QR-facture, version 2.3 (PDF)
Cet article informe ; il ne remplace pas un conseil juridique pour un cas particulier.
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