Loyer en retard : relancer le locataire avant la mise en demeure

Un rappel amiable n'a pas de forme légale, mais il prépare la suite. Ce qu'il doit contenir, quand l'envoyer, et pourquoi il ne remplace pas l'art. 257d CO.

Quand un loyer n'arrive pas à l'échéance, commencez par un rappel amiable écrit : court, neutre, avec le terme, le montant et vos coordonnées de paiement. Il règle souvent la question, mais il ne remplace pas la mise en demeure de l'art. 257d CO, un courrier distinct qui ouvre la voie à une résiliation.

La plupart des loyers en retard sont des oublis : un ordre permanent échu, un changement de banque, des vacances. Le Code des obligations ne règle pas le rappel amiable en tant que tel ; il connaît l'interpellation du créancier (art. 102 al. 1 CO), sans lui imposer de forme. C'est justement pour cela qu'il faut savoir ce que le rappel fait, et ce qu'il ne fait pas.

Quand un loyer est-il en retard ?

Tout part de l'échéance. La loi fixe une règle par défaut — le loyer se paie à la fin de chaque mois — mais le bail peut en convenir autrement, et un usage local peut aussi s'y substituer (art. 257c CO) ; beaucoup de baux prévoient un paiement d'avance, souvent le premier du mois. C'est la date écrite dans votre bail qui compte, pas une habitude.

Art. 257c COLe locataire doit payer le loyer et, le cas échéant, les frais accessoires, à la fin de chaque mois, mais au plus tard à l’expiration du bail, sauf convention ou usage local contraires.

Le jour de l'échéance a aussi une portée juridique. Lorsque ce jour a été convenu, le locataire est en demeure dès qu'il est passé, sans qu'il faille le lui rappeler (art. 102 al. 2 CO).

À défaut d'un jour convenu, c'est l'interpellation du créancier qui met le débiteur en demeure (art. 102 al. 1 CO) : une relance écrite joue alors aussi ce rôle. Si le bail ne fixe aucun jour et que seule la règle de l'art. 257c CO s'applique, savoir si elle suffit à faire courir la demeure sans interpellation est une question d'interprétation ; un rappel écrit lève le doute.

Art. 102 al. 1 et 2 COLe débiteur d’une obligation exigible est mis en demeure par l’interpellation du créancier. Lorsque le jour de l’exécution a été déterminé d’un commun accord, ou fixé par l’une des parties en vertu d’un droit à elle réservé et au moyen d’un avertissement régulier, le débiteur est mis en demeure par la seule expiration de ce jour.

Que doit contenir un rappel de loyer ?

Un rappel efficace se lit en dix secondes et ne laisse aucune question ouverte. Le locataire doit pouvoir payer sans vous recontacter.

• Le terme concerné : « loyer de septembre 2026 », pas « le loyer ».
• Le montant exact, charges comprises si elles sont dues avec le loyer.
• La date d'échéance prévue au bail.
• Les coordonnées de paiement : IBAN, titulaire du compte, et la référence de la QR-facture si vous en utilisez une.
• Une porte de sortie : si le paiement est déjà parti, le locataire n'a pas à tenir compte du message.

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Le ton reste neutre : pas de menace, pas de résiliation évoquée, pas de délai présenté comme légal. Un rappel qui fixe par écrit un délai et annonce une résiliation se rapproche de la mise en demeure de l'art. 257d CO, sans forcément en remplir toutes les conditions. Il brouille la suite, et crispe une relation qui n'en demandait pas tant. Une formule suffit : « Sauf erreur de notre part, nous n'avons pas encore reçu votre loyer de septembre 2026, échu le 01.09.2026, d'un montant de CHF 1’850.00. »

Quand relancer, et combien de fois ?

La loi ne fixe aucun délai pour un rappel amiable. En pratique, attendre quelques jours après l'échéance évite de relancer un locataire dont le virement est simplement en route. Un seul rappel, éventuellement suivi d'un second, suffit : au-delà, la répétition n'apporte rien et retarde l'étape qui, elle, fait courir un délai.

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Un rappel amiable, sans délai de paiement ni annonce de résiliation, n'est pas une mise en demeure au sens de l'art. 257d CO. Il ne fait pas courir le délai de trente jours et ne permet pas, à lui seul, de résilier le bail. Si le loyer reste impayé, la mise en demeure est un courrier distinct, avec son propre contenu obligatoire.

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Téléphone ou e-mail : garder une trace écrite

Un rappel par téléphone règle parfois le problème, mais il ne laisse rien. Préférez l'écrit — un e-mail suffit pour un rappel amiable — et conservez-en une copie datée. Si la situation dure, la mise en demeure pourra mentionner les rappels déjà adressés et leurs dates ; en cas de procédure, ces pièces montrent que le locataire a été averti avant la sommation.

Notez aussi la date de chaque paiement reçu, même partiel. Le jour où il faudra chiffrer un arriéré ou des intérêts moratoires, c'est la seule chose qui ne se reconstitue pas après coup.

Le retard repéré, le rappel déjà rédigé

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Dans la liste des loyers, un loyer dont l'échéance est passée sans aucun paiement est marqué « En retard » ; un loyer payé en partie apparaît comme « Partiel ». Le tableau de bord indique, bail par bail, le montant impayé et depuis quelle date il est dû. Sur une ligne en retard, si l'adresse e-mail du locataire est renseignée, un bouton ouvre votre propre messagerie avec un rappel amiable déjà rédigé : le terme, le montant, l'échéance et, si vous les avez renseignés, votre IBAN et le titulaire du compte. Rien ne part tant que vous n'avez pas cliqué sur Envoyer, et aucune relance n'est envoyée automatiquement.

Si le rappel reste sans effet, Arca prépare la mise en demeure remplie depuis le bail, avec un champ pour la date des rappels précédents. Arca prépare : c'est vous qui signez et qui envoyez.